皆さんの職場では、日々の仕事をどのようにすすめられていますか？自分の隣に座っている人や、周りの人達の仕事内容は、ある程度、把握していることが多いと思います。ですが、具体的にどのように仕事をすすめているかまでを把握しているケースは少ないのではないかと思います。今回は、仕事の属人化について考えてみたいと思います。
1.急に休まれたり、退職された場合に困った経験はありませんか？
2.属人化を前提として、まずは情報の共有から
3.効率的に仕事をすすめるためには？
1.急に休まれたり、退職された場合に困った経験はありませんか？
仕事が属人化されている場合、一見うまく仕事がまわっているようにも見えます。ですが、例えばAさんが突然の体調不良で休んだ場合、誰にでも対応可能な仕事であれば問題はないのですが、Aさんに確認しないと分からない事がある場合、仕事が進まなくなります。又、Aさんが、やむを得ず退職に至った場合、引き継がれる人にとっては、引き継ぎのボリュームも負担になりますし、十分な引き継ぎの時間がとれない場合は、現場の混乱を招くことになります。
2.属人化を前提として、まずは情報の共有から
つい先日も、職場であるスタッフの方が体調不良になられ、数日休まれたことがありました。担当されている仕事内容は誰もが把握しているのですが、仕事の進め方については、誰も把握していないため、情報共有の必要性を改めて感じた出来事でした。仕事の進め方については、個人個人の特性が出てくるため、皆が同じテーブルに集まる時間を作り、組織としてのスタンダードな仕事のルールについて考え、それらを共有する事が大切になります。
例えば、データの保存場所や、名前の付け方にルールを決めておくだけでも、誰かが不在にしていても、問い合わせがあった場合にすぐに対応する事が可能になります。データの場所が分からなければ、担当者に連絡をとり、場所の確認する時間もかかりますし、探す手間も大変勿体ないことです。
3.効率的に仕事をすすめるためには？
仕事の進め方のルールが明確であれば、極端な話になりますが、誰もがどの案件の仕事でもすすめることが可能になりますので、組織としては、効率的に仕事がすすむことになります。
ただ、現実的には、担当する年月が長ければ長いほど、仕事内容や進め方はブラックボックスになりますし、これまで試してきた自分のやり方が心地よいため、なかなか組織全体で、仕事の進め方を一本化し、それを共有することは難しいです。
ですが、誰かがいないと何も進まないという状況から、誰かがいなくとも仕事が進んでいく体制を整えていくことは、生産性という点からもこれからの組織には必要であると思います。
私の職場では、残念ながら属人化がかなり進んでいます。仕事の共有化ができていないため、休みにくい状況を皆が感じています。幸いなことに、最近は、一つの案件に個人単位ではなく、チームで動くケースも多くなってきたため、その点では仕事内容や進め方について、共有する時間が持てる様になりました。その際、仕事の進め方や、組織の在り方について、お互いに思っていることを話す機会も増えてきたように思います。毎日が手探りの状況ですが、一つ一つできる事から共有できる部分を増やして行けたらと思っています。
